Reporty

Modul reportů je součástí jádra IS TOPS a není nutno jej tedy dokupovat samostatně. Díky reportům získáte přehled o  vašich pracovnících, jejich ekonomických přínosech, efektivitě, účinnosti a produktivitě práce. Komplexní přehledy o vašich klientech a jim poskytovaných službách a finančních přínosech v rámci fakturace. Modul reporty se dále člení na kategorie:

Pracovníci

• Statistika pracovníků zobrazuje jmenovitý přehled o jednotlivých pracovnících organizace v členění po zařízeních a pracovištích, obsahuje údaje o pracovní smlouvě a pracovních úvazcích a době jejich trvání.
• Záznam o docházce zobrazuje přehled o docházce jednotlivých pracovníků v členění po jednotlivých dnech zvoleného sledovaného období (i do historie). Obsahuje v rámci sledovaného období přesný čas  zahájení a ukončení pracovní doby a délku jejího trvání.

Klienti

• Narozeniny klientů - jednoduchý přehled narozenin vašich klientů.
• Klient - pracovník - zařízení - pracoviště - je reportem zahrnujícím a zobrazujícícm údaje o počtu návštěv jednotlivých pracovníků zařízení a pracoviště u konkrétních klientů v rámci uživatelsky nastaveného a sledovaného časového období.
• Statistika klientů - je reportem zobrazujícím ve sledovaném období údaje o jednotlivých klientech (aktivní, neaktivní klient), jméno a příjmení, akademické tituly, přesnou adresu, pohlaví, věkovou skupinu a v případě, že služba je poskytována bezplatně i údaje o důvodu. Jednoduše tedy získáte komplexní údaje o svých aktivních i neaktivních (historických) klientech.
• Přehled počtu klientů - report zobrazuje v rámci vybraného časového období údaje o počtech klientů v rámci jednotlivých zařízení a pracovišť organizace, jejich příslušnosti k typům poskytovaných služeb, údaje o věkovém průměru, počtu aktivních a neaktivních klientů ve sledovaném období, počet klientů bez úhrady na základě par. 75, odst.2, zákona 108/2006 Sb. a dále počty klientů pobírajících příspěvek na péči. Report vhodně využijete pro statistická hlášení MPSV.
• Přehled využívání služeb - zobrazuje za vybrané časové období přehled o jednotlivých klientech, typech jim poskytovaných služeb a datu jejich zahájení, údaje o výši příspěvku, průměrné měsíční fakturované částce za služby, údaje o počtu uzvařených smluv, nasmlouvaných výkonech, reálném počtu jejich provedení a konkrétních již vykázaných výkonech v tomto období.
• Souhrn fakturace - v případě, že organizace využívá i modul fakturace, tento report zobrazuje za vybrané fakturační období údaje o jednotlivých klientech, počtu jim vykázaných výkonů terénními pracovníky a ceně za tyto výkony a úkony, celkový počet trvání časových výkonů a jejich ocenění a dále celkovou fakturovanou částku za fakturační období.

Manažerské

Pomocí těchto reportů získají manažeři organizace komplexní nástroj pro okamžité a průběžné sledování a hodnocení jednotlivých odborných aktivit v rámci zařízení a pracovišť, které dále využijí v řízení a plánování lidských zdrojů a ekonomické efektivnosti provozu.

• Týdení rozložení návštěv - v rámci vybraného časového období zobrazuje přehled všech pracovníků definovaného zařízení a pracoviště s přehledným rozložením celkových časů strávených na návštěvách v rámci jednotlivých dnů (pondělí-neděle-státní svátky) u konkrétních pracovníků.
• Přehled návštěv - představuje report, který v rámci nastaveného časového období, zařízení, pracoviště, služby a organizace, zobrazuje detailní přehled o aktivitách pracovníků v tomto rozsahu: jméno a příjmení pracovníka, jméno a příjmení klienta, počet provedených výkonů, plánovaný a reálný čas jejich provedení, stav návštěvy v jakém byla ukončena, čas strávený v dopravě, čas spotřebovaný k zajištění evidence, čas provádění vlastních výkonů, počet ujetých kilometrů, identifikační číslo klienta.
• Přehled vykázaných výkonů - v rámci zvoleného časového období, organizace, zařízení a pracoviště zobrazuje detailní přehled o všech vykázaných výkonech v rozsahu: datum a čas provedení výkonu, kód výkonu dle číselníku, plánovaná a reálná délka jeho provedení, počet výkonů  stejného typu plánovaných a reálně vykázaných, jméno a příjmení klienta, způsob platby za výkon, použitá měřící jednotka výkonu, typ služby, identifikační číslo klienta a pracovníka, v případě, že úhrada byla poskytnutna bezplatně také uvedení důvodu.
• Přehled vyfakturovaných výkonů - na základě nastavení časového období, organizace, zařízení, pracoviště a typu služby, zobrazí podrobný přehled všech vyfakturovaných výkonů v rozsahu: datum, jméno a příjmení klienta, kód a název výkonu, množství jeho provedení, použitá měřící jednotka, způsob ocenění, cena za jednotku výkonu a celková vyfakturovaná cena za sumu stejných výkonů, jméno a příjmení pracovníka, který výkony provedl, typ použitého ceníku při fakturaci, v případě, že byly výkony stejného typu poskytnuty bezplatně i uvedení důvodu, dále identifikační číslo klienta a pracovníka.
• Přehled využití pracovní doby zaměstnanců - po zadání parametrů výběru zobrazuje v rámci organizace, konkrétního zařízení a pracoviště a zvoleném časovém úseku, přehled pracovníků, jimi realizovaný počet aktivit, celkovou dobu strávenou pracovníkem v návštěvě, dopravě, dobu strávenou u klienta, dobu absence, ostatní produktivní dobu pracovníka a dobu v přestávkách v práci, celkovou dobu v práci a odpracovanou dobu pracovníkem, produktivitu práce pracovníka s dopravou a bez doby strávené v dopravě, tržby realizované pracovníkem, tržby na hodinu práce odvedené pracovníkem, počet nevyfakturovaných návštěv, fond pracovní doby a fond pracovní doby pracovníka bez vykázaných absencí.
• Měsíční předpis k fakturaci - na základě výběru konkrétního fakturačního období, fakturační skupiny a typu služby, zobrazuje přehled o fakturaci jednotlivým klientům v rozsahu: jméno a příjmení klienta, adresa kde byla služba poskytnuta, použitý způsob platby, údaj o tom, zda již bylo přidáno do faktur, celková fakturovaná cena, fakturační skupina a číslo faktury.
• Sumář aktivit pracovníků - opět na základě zadání konkrétních parametrů výběru zobrazuje komplexní a strukturovaný přehled o aktivitách pracovníků v rozsahu: datum, jméno a příjmení pracovníka, název realizované aktivity, počet aktivit, dobu začátku a konce provedených aktivit, celková doba strávená v aktivitě stejného typu, doba strávená v dopravě, evidenci a v provádění výkon, celkový počet vykázaných výkonů, doba v přerušení, doba strávená studiem, počet ujetých kilometrů, průměrný čas pracovníka strávený v aktivitě, typ služby a údaje o typu služby, zařízení a pracovišti v rámci kterého byly aktivity vykázány.
• Sumář vyfakturovaných výkonů - po zadání konkrétních parametrů výběru zobrazuje v závislosti na definovaném období, typu služby, zařízení a pracovišti organizace, detailní přehled všech výkonů, které již byly vyfakturovány a to v tomto rozsahu: číslo faktury, jméno a příjmení klienta, adresa klienta, číselný kód vyfakturovaného výkonu a jeho název, celkový počet návštěv, množství provedených výkonů za sledované a fakturované období, použitá oceňovací jednotka, celková cena a typ služby.

Pravidelné reporty a sestavy

nad jednotlivými reporty lze automaticky generovat pravidelné sestavy. Prostřednictvím přehledného průvodce je možno definovat titul sestavy, časovou periodu za kterou bude obsahovat údaje, frekvenci generování a množství. Sumář pravidlených sestav pak obsahuje položkový seznam a jejich přehled, kde kromě výše uvedených údajů jsou uvedeny ještě datumy zadání sestavy, kdy bylo sestaveno a název cílového souboru. Jednotlivé záznamy lze z přehledu zobrazit a tisknout, nebo uložit i mimo systém TOPS, případně tyto mazat. Pravidelné sestavy a reporty lze rovněž automaticky odesílat na definovanou e-mailovou adresu příjemce.

Parametry dílčích reportů se zadávají prostřednictvím uživatelsky příjemného průvodce ve formě formuláře, generování reportů je snadnou a rychlou záležitostí a reporty se stanou vašim každodenním pomocníkem při posuzování účinnosti a efektivity vaší práce a práce vašich zaměstnanců. Reporty je možno vhodně využít i pro zprostředkování informací o organizaci zřizovatelům, provozovatelům a dalším nadřízeným složkám. Výstupy reportů je možno prostřednictvím průvodce sestav a reportů exportovat do formátů csv a nebo MS-Excel a tyto využít i k importu do vašich externích systémů, jako jsou účetnický a nebo mzdový software.